【ブログ】EXCELのスキルレベルを上げる方法
mirai-fieldEXCELの学習方法は一般的に、基本的な操作やグラフ、関数などを覚えるところから始めるかと思います。
基礎はそれでいいと思います。
有名な出版社から販売されている基本テキストをやってもいいですし
動画コンテンツなどをみながら操作を学ぶのもありだと思います。
それと資格を取りたいという方もいらっしゃいますよね
最もポピュラーな資格に「マイクロソフトオフィススペシャリスト」という資格がありますので、それを取得すれば問題ないかと思います。
しかし、これでは実際の職場で活用できることはほんのわずかです。
この程度のスキルの場合、指示された内容の通りに表を作ったり、グラフを作ったりすることはできるかと思いますが、その表をどう活用するのか、グラフから何を読み取るのかまでは習っていないので、できない方が多いのではないかと思います。
そこで、基本的な操作を学んだ後、何をしたらもっとEXCELを実際の職場で使えるレベルまで上げられるかをお伝えしたいと思います。
ズバリ、分析をしましょう！
そもそもEXCELは分析をするためのデータをまとめることが得意なソフトです。
基礎練習の時は指示に従って表やグラフを作っていたと思いますが、分析をする場合自分が分析をするための表やグラフが必要になるので、どのような表やグラフがあれば分析できるのかを考えながら作成する必要があります。
具体的な訓練方法
まずデータの準備が必要ですが、練習用に使えるような様々なデータを集約して提供しているようなサイトがあるのでそちらを使いましょう。
※検索すれば候補のサイトが出てくると思います。
① 今年と昨年のデータを比較する表を作る
データが用意できたらカテゴリー別に売り上げ、在庫、利益、単価、客単価、客数、トラフィック（入場者数）これらを表にまとめます。
データベースはできるだけシンプルな表にした方が分析しやすいです。
② 好調か不調かを確認
売り上げや利益を確認します。
売り上げが下がっている
売り上げは下がっているが利益は上がっている
売り上げも利益も上がっている
などの状況を確認します。
③ ②の原因を追求する
利益が下がっているのであれば、どのカテゴリーが下がっているのか？
いつから下がっているのか？
などの数値を確認することで、原因が絞れてきます。
ここで活躍するのがピボットグラフです。
都度グラフや表を作り直すのではなく、①で準備したデータベースをもとにピボットをうまく使いこなすことで、わざわざ表やグラフを都度作る必要がなくなります。
みたいデータ、比較したいデータが見れるようにピボットを操作することに慣れていく作業は、かなりスキルアップにつながります。
④ 追求した原因をパワーポイントにまとめる（追加訓練）
これは追加の訓練になりますが
ここまでできるようになれば、データの収集から分析、原因の追求からプレゼンまでできるようになれます。
パワポにまとめる資料は
原因が視覚で確認できるグラフと簡易的なテキストの解説があるとわかりやすいと思います。
利益が上がっているなら、上がったタイミングとその内容
利益が下がっているのであれば、下がったタイミングとその内容
これらがわかる資料を作りましょう。
⑤ ① のデータからは原因が追及できなかった場合。
今回の①のデータは商品などのデータのみです。
もし原因が見つからなかった場合は商品に原因がないのかもしれません。
例えば商品の売れ行きはいいが、人件費を使い過ぎてしまっていたり、電気代などの諸経費を使い過ぎているのかもしれません。
その場合はさらなるデータ分析が必要になりますが
商品の分析をしたが原因が見つからなかったのもそれはそれで良い勉強になるかと思います。
まとめ
EXCELの基礎は学んだけど、どのようにして仕事の役に立つのかわからないという方はこのような実践訓練をお勧めします。
これを行うことで、どのような時にどんなグラフが見やすいか
どのような表なら、分析として使えるのかなどを知ることができるようになれます。
分析のポイントは、どの種類のグラフをどの軸を使って作るかが重要になります。
これを訓練することで、分析スピードの向上にもつながりますので興味のある方は挑戦してみてください。
