【ブログ】発達障害「仕事の優先順位がわからない」
mirai-field発達障害のある方の中には、物事に対しての想像力が乏しく何を優先して行ったらいいか分からない特性を持つ方がいらっしゃいます。
優先順位がつけられない ＝ 物事の重要度が分からないということ
また上司や先輩の指示の出し方によっても優先度や重要度がつかみにくいのです。
このような特性を持つ方の多くは、「あいまいな表現が理解しにくい」傾向があるため、以下のような指示だと優先度や重要度をつかみにくいです。
- この書類は出来るだけ早く提出してほしいです
- とりあえずこっちも進めておいて
- 空いている時間にやっておいてください
- これとこれとこれ、全部やっておいて
このような指示を受けた場合、具体的にどれを最優先して進めたらいいかの指示は無いため、結局どの業務も同じぐらいの頻度やスピードで行うことになってしまいます。
ではどう対処していけばいいのでしょう。
そこで今回おススメするアドバイスは「ＴＯ ＤＯリストを作成すること」です
まずは今、毎日、自分が担当している、もしくは抱えている仕事を書き出してみましょう。最初は順番関係なく書き出してみて下さい。
一般事務職の業務例
メールチェックと返信、請求書の発行
月次報告書の作成、上司から急に依頼された資料コピー
備品の発注、社内文書のファイリング
取引先への電話確認
全て書き出したら、それぞれの業務に対して詳細を加えていきましょう。
業務に対する詳細が分からないものは必ず上司や先輩に聞きましょう。
リストアップした業務に書き加える内容
- 毎日行う仕事なら（デイリーワーク）＋業務の詳細
- １週間単位で行う仕事なら（ウィークリーワーク）＋業務の詳細
- 1カ月ごとに行う仕事なら（マンスリーワーク）＋業務の詳細
- 今すぐ行う仕事なら（大至急）＋業務の詳細
- いつでもいい期限のない仕事なら（期限なし）＋業務の詳細
更にTO DOリストは上から優先順位順に記入する必要があるため
このような順番で書いていきます。
- 今すぐ行う仕事（大至急）
- デイリーワーク＋急ぎ
- 今日中にやる仕事
- ウィークリーワーク
- マンスリーワーク
- いつでもいい期限のない仕事
ＴＯＤＯリストの作成
これを踏まえて上記に挙げた業務例を優先順位順にＴＯＤＯリスト化してみます。
１．上司から急に依頼された資料コピー（急な業務）
会議がすぐ始まるので、すぐに対応が必要。
２．取引先への電話確認（デイリーワーク＋やや急ぎ）
今日中に連絡しておくべき案件。放置するとトラブルにつながる。
３．メールチェックと返信（デイリーワーク）
毎日必要。取引先や社内からの依頼も入る。
４．請求書の発行（ウィークリーワーク）
毎週決まった曜日までに処理。締め切り厳守。
５．備品の発注（ウィークリーワークだが急ぎではない）
なくなる前に発注すればOK。少し余裕がある。
６．月次報告書の作成（マンスリーワーク）
月末締め、翌月初め提出。準備に時間がかかる。
７．社内文書のファイリング（急ぎではなくいつでもいい業務）
空き時間に進めればよい。期限は特にない。
まとめ
さぁ出来上がりました。
これを出勤したらまず最初に作成しましょう。
そして自分のデスクの見やすい位置に貼っておきましょう。
こうすれば仕事の優先順位を間違えることなく、1日安心して仕事をすることが出来ますし、忘れることもありません。
これは決してスキルが劣っているから実施するものではありません。
前職では私の上司も毎日行っていました。むしろ立場が上な方ほど抱える業務が増えるため、ＴＯＤＯリストを作成する重要度が一番高くなるかもしれません。
実行してみて下さい。必ず業務効率が上がると思いますし、上司や先輩からの信頼度も向上すると思います。
