【ブログ更新】会議やミーティングは準備が大事

会議やミーティングに参加したことはありますか？
何かを相談したり、一緒に考えたり、アイデアを模索したり
など内容は様々ですが、準備次第で得られる結果が大きく変化します。

例えば皆さん、一度は経験のある小学校や中学校での学級会
今日の議題は「クラスのキャラクターを作ろう」です
何か意見のある方は挙手をお願いします！

し～～ん．．．．。

※みんな腕を組んで考える

そりゃあそうですよね
いきなりクラスのキャラクターは？と聞かれても、みんな今から考えますよね
学級会はせいぜい４０分程度だと思いますので、考えている時間がもったいない
決まるまで時間かかりそうです
もし決まったとしても最高にいいものは生まれづらいと思います

だったら、事前に

「来週の学級会ではクラスのキャラクターを作りたいと思います、各自来週の学級会までにキャラクターの案を考えて来てください」

と、インフォメーションがあれば１週間も考える時間が作れます。
その場合どんな学級会になるかというと

始まりと同時に、どんどん意見が出て出て
沢山のアイデアで黒板が埋まります
アイデアの量は十分、次にどれを選ぶか投票に移ることができ
更に、キャラクターが決まったらそれを誰がイラスト化するかなど、どんどん先の話を進めることが出来ますよね

ではこれを会社の会議に置き換えてみると．．．
議題に対して考える時間が短縮され、開始と同時にたくさんの意見や発言が生まれ活気のある会議になること間違いありません。

• 決定事項
• 期限
• 担当者
• 継続方法
• 計測手段

など、先の先まで話を進めることができそうですよね

より密度の濃い会議にするため、事前の準備はかなり重要になってきます。
ファシリテーターは事前にアジェンダを用意し参加者全員に伝えます

アジェンダ

• 議題
• 目的とゴール
• 宿題（考えて来てほしいこと）
• 準備するもの（データなど）

何をする会議なのか明確になり、参加者の皆さんは事前にアイデアやエビデンスなどを用意することが出来るため会議に参加する意欲も向上します。

短時間で密度の濃い議論をするために準備が一番大切かもしれませんね
会議本番はあくまでも発表の場と捉えておくことが大切だと思います